Các hình thức lưu trữ hồ sơ hiện nay

Nếu bạn đang quan tâm về các hình thức lưu trữ hồ sơ hiện nay thì hãy cùng tham khảo qua một số những thông tin chi tiết và cần thiết được chia sẻ trong bài viết này nhé.

Công tác lưu trữ hồ sơ luôn đóng tầm rất quan trọng đối với mỗi cá nhân, doanh nghiệp. Nhất là những doanh nghiệp đã hoạt động lâu năm. Bởi vì lượng hồ sơ tài liệu lưu trữ ngày càng nhiều, nếu không thực hiện lưu trữ đúng cách thì sẽ dẫn đến hư hỏng và các vấn đề liên quan.

Vậy thì hiện tại đang có những hình thức lưu trữ hồ sơ nào hiệu quả và được nhiều người quan tâm, sử dụng? câu trả lời sẽ được gửi đến bạn ở những thông tin dưới đây. Hãy cùng tham khảo qua nhé. 

Các hình thức lưu trữ hồ sơ hiện nay

Những hình thức lưu trữ hồ sơ đang được nhiều người áp dụng trên thị trường hiện nay đó là:

1. Lưu hồ sơ theo vần và mẫu tự

Đây là một trong những hình thức được áp dụng đầu tiên và rất quan trọng mà bạn có thể tham khảo qua. Và cách thức thực hiện lưu chứng từ đó là:

Lưu hồ sơ theo vần và mẫu tự

Lưu hồ sơ theo vần và mẫu tự

+ Đối với hồ sơ cá nhân: Để các loại hồ sơ cá nhân vào bìa kẹp hồ sơ tên hoặc phong bì riêng. Ở bên ngoài thì bạn nên ghi tên và một số thông tin cơ bản khác và bên trong thì sắp xếp các tư liệu tính theo ngày tháng từ gần đến xa. 

+ Hồ sơ hỗn hợp: Các tư liệu cần được sắp xếp theo vần A, B, C để tiện tìm kiếm và sử dụng.

– Tham khảo thêm tin tức khác:
+ Ưu điểm nổi bật của giường xếp đa năng Nikita
+ Cách chọn gà chọi tơ chuẩn xác nhất
+ Đơn vị bán balo gym đẹp ở thành phố Hồ Chí Minh

+ Hồ sơ theo tên trùng: Đối với những dạng hồ sơ cùng loại trùng tên nhưng lại phát sinh nhiều thì bạn nên phân loại theo từng giai đoạn thời gian khác nhau.

+ Hồ sơ khác loại nhưng trùng tên: Tình trạng này thì bạn cần nên đặt mã phụ sau tên, hoặc đồng thời sử dụng bìa hồ sơ có màu khác để thực hiện phân biệt.

2. Lưu trữ hồ sơ theo chủ đề

Để phân loại hồ sơ theo chủ đề thì bạn cần phải đặt tên một cách cụ thể, không nên dùng chủ đề mơ hồ và đặc biệt là nên có tiêu đề và phụ đề cho hồ sơ theo chủ đề. Đồng thời nên sử dụng các công cụ hỗ trợ như thẻ hướng dẫn hoặc kẹp hồ sơ. 

Lưu trữ hồ sơ theo chủ đề

Lưu trữ hồ sơ theo chủ đề

3. Lưu theo địa danh

Nên thiết lập danh mục các địa danh giống như một chủ đề niêm yết và đặc biệt là thực hiện tra cứu chéo theo tên, chủ đề để dễ dàng truy tìm.

Lưu trữ hồ sơ theo chủ đề

Lưu trữ hồ sơ theo chủ đề

Đó là các hình thức lưu trữ hồ sơ được sử dụng rất phổ biến hiện nay mà bạn có thể tham khảo qua. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào cần được giải đáp thì có thể để lại phần bình luận của mình bên dưới bài viết này nhé. 

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

– Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự, Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Hồ Chí Minh 700000, Việt Nam
– Điện thoại: 0286 258 9547 – 0286 258 9548
– Email: Hotro_khohoso@vinamoves.com

Biên tập bởi: Le Nam
Nguồn:https://www.umon.vn/ 

Share

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *