Các phương pháp lưu trữ hồ sơ hữu ích cho dân văn phòng

Đa số dân văn phòng đều áp dụng các phương pháp lưu trữ hồ sơ hữu ích sau đây để công việc quản lý và lưu trữ hồ sơ.

Hồ sơ tài liệu là một tài sản quan trọng của doanh nghiệp. Vì vậy những người đang làm việc trong công tác hành chính văn phòng phải có phương pháp lưu trữ hồ sơ hợp lý, đồng thời cách quản lý và sắp xếp hồ sơ cũng phải được thống nhất toàn bộ công ty.

Xem thêm:

Bài viết sau đây, Umon sẽ đưa ra một số phương pháp lưu trữ hồ sơ hữu ích cho dân văn phòng, mong rằng sẽ giúp ích được cho bạn trong công việc.

Phương pháp lưu theo thể loại hồ sơ

Phương pháp lưu theo thể loại hồ sơ

Phương pháp lưu theo thể loại hồ sơ

Lưu hồ sơ có tên

  • Hồ sơ cá nhân: hồ sơ chứng từ liên quan đến cá nhân sẽ được lưu trữ trong bìa hồ sơ. Bên ngoài có ghi rõ họ tên và một số thông tin cơ bản như gồm những giấy tờ nào, thời gian từ ngày nào. Bên trong được sắp xếp theo trình tự thời gian từ gần tới xa;
  • Hồ sơ cùng 1 tên: Nếu có nhiều hồ sơ cùng 1 tên thì cần sắp xếp theo giai đoạn, ví dụ như ngày, tuần, tháng…, được đánh dấu bằng màu sắc hoặc dán nhãn để phân biệt;
  • Hồ sơ tổng hợp: Nên sắp xếp theo bảng chữ cái để dễ tìm kiếm.

Lưu hồ sơ theo chủ đề

Người quản lý sẽ lập ra một số chủ đề để lưu trữ, ví dụ doanh nghiệp kinh doanh bất động sản thì chủ để sẽ là biệt thự, mặt phố… Mỗi tài liệu bên trong chủ đề lại phải phân thành nhiều nhóm nhỏ, sắp xếp theo trình tự thời gian hoặc theo tên khách hàng.

  • Các chủ đề đặt để lưu hồ sơ cần cụ thể, không đặt chung chung, bao quát;
  • Nên in bảng mục lục cho các chủ đề đã đặt để dễ tìm kiếm hơn. Có thể dùng thêm phụ đề hoặc tiêu đề cho chủ đề chính;
  • Lưu Hồ Sơ theo chủ đề sẽ cần một số công cụ hỗ trợ như thẻ hướng dẫn, kẹp hồ sơ…

Lưu hồ sơ theo địa danh

Các danh mục hồ sơ sẽ được phân theo khu vực, ví dụ như quận, huyện, thành phố, tỉnh…, sau đó vẫn phải phân cấp theo danh mục nhỏ hơn. 

  • Các danh mục về địa danh cũng cần ghi rõ như một chủ đề để tìm kiếm; 
  • Cần phải có hướng dẫn tra cứu theo địa danh để truy tìm nhanh hơn;

Phương pháp lưu theo mã số

  • Lưu hồ sơ theo dãy số liên tục tăng dần, cách này đơn giản và không bao giờ hết số;
  • Lưu hồ sơ theo dãy số tự nhiên, cách này giống như quy định một hồ sơ là 1 mã số nào đó, ví dụ 9 – 20 – 35;
  • Lưu hồ sơ theo hệ thống mã số, mã số này là sự kết hợp của chữ và số, trong đó chữ là mã hiệu, số là số thứ tự;

Phương tiện lưu trữ

Phương tiện lưu trữ

Phương tiện lưu trữ

  • Lưu hồ sơ giấy: Sử dụng kệ tủ văn phòng có cửa khóa, tủ treo tường, tủ kệ đóng mở, kệ sắt lưu hồ sơ, bìa kẹp, bìa còng, dãn nhãn…
  • Lưu Hồ Sơ điện tử: Ổ cứng máy tính, các mềm hỗ trợ, đĩa CD, hình ảnh, video…

Cần kết hợp cả hai phương tiện lưu trữ trên, hồ sơ được lưu trữ phải được thay đổi thường xuyên nếu có sự thay đổi, kể cả hồ sơ vật lý hay hồ sơ điện tử.

Phương pháp lưu hồ sơ theo thời gian

Tài liệu hồ sơ được lưu trữ theo trình tự thời gian, có thể sắp xếp theo ngày, tuần, tháng, quý, năm hoặc thời gian phát sinh. Đây là một phương pháp được sử dụng nhiều nhất vì rất dễ tìm kiếm. Tuy nhiên phương pháp này chỉ phát huy hết tác dụng của nó khi kết hợp với các phương pháp lưu trữ khác như lưu theo chữ cái hoặc theo chủ đề.

Phương pháp quản lý hồ sơ theo từng bộ phận

Phương pháp quản lý hồ sơ theo từng bộ phận

Phương pháp quản lý hồ sơ theo từng bộ phận

Các bộ phận tự quản lý hồ sơ chứng từ có liên quan đến bộ phận của mình và cũng áp dụng các phương pháp như trên. Cách chia nhỏ hồ sơ này có ưu điểm là các danh mục không cần phải phân cấp quá nhiều, truy xuất thông tin nhanh chóng. Tuy nhiên một điểm bất cập là các tên hồ sơ của bộ phận có thể trùng nhau và không thống nhất trong việc quản lý hồ sơ.

Trên đây là một số các phương pháp lưu trữ hồ sơ hữu ích cho dân văn phòng. Hiện nay khi công nghệ số phát triển, công việc lưu trữ hồ sơ đã không còn quá khó khăn. Nhiều phần mềm lưu trữ hồ sơ sẽ giúp bạn quản lý chúng một cách chặt chẽ nhất. Hy vọng rằng bạn sẽ luôn làm tốt nhiệm vụ của mình.

Thông tin liên hệ 

Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh

Điện thoại: 0286 258 9547 – 0286 258 9548

Website: https://www.luuhoso.com/lien-he/

Email: hotro_khohoso@vinamoves.com

Nguồn: https://www.umon.vn

Share

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *