Những quy tắc để bảo quản hồ sơ lưu trữ an toàn

Số lượng các tài liệu, giấy tờ cần lưu hồ sơ tại các doanh nghiệp, công ty thường rất lớn nhưng không phải ai cũng nắm chắc cách lưu hồ sơ sao cho an toàn và hiệu quả nhất. Chúng tôi xin chia sẻ tới bạn các nguyên tắc để bảo quản cũng như lưu trữ hồ sơ sao cho an toàn và khoa học nhất.

Tài liệu cần để ở những kho tiêu chuẩn

Lượng tài liệu và hồ sơ tại các doanh nghiệp và công ty thường rất lớn nên hồ sơ cần phải được để ở không gian kho bãi riêng. Kho bãi cần đảm bảo rộng lớn, đủ sức chứa lượng giấy tờ lớn của doanh nghiệp trong thời gian dài.

Những quy tắc trong công tác bảo quản lưu hồ sơ chứng từ 1

Tuy nhiên hiện nay các doanh nghiệp thường gặp tình trạng thiếu không gian để để tài liệu. Nếu có thì không gian hẹp, giấy tờ dễ thất lạc, hư hỏng do ẩm và mối mọt. Chính vì thế, nguyên tắc đầu tiên trong lưu trữ chính là đảm bảo không gian tiêu chuẩn.

Không gian các kho lưu trữ cần đủ lớn, đủ thông thoáng, ánh sáng và nhất là đảm bảo khô ráo để tránh làm ẩm mốc giấy tờ. Khi không gian bị ẩm mốc rất dễ khiến côn trùng và vi khuẩn nấm mốc gây hại không thể phát triển, tài liệu được bảo vệ an toàn nhất.

Ngoài ra các tiêu chuẩn về phòng cháy chữa cháy cần được chú trọng. Hồ sơ và tài liệu có khả năng cháy rất cao nên nếu sơ suất, các tài liệu sẽ rất dễ bị cháy.

Phân loại hồ sơ sao cho khoa học

Để đảm bảo an toàn cho giấy tờ, bạn cần lưu trữ hồ sơ sao cho khoa học nhất. Khi phân loại, bạn sẽ dễ dàng kiểm tra được hồ sơ để kịp bổ sung và xử lý. Những cách phân loại hồ sơ thông dụng là:

Những quy tắc trong công tác bảo quản lưu hồ sơ chứng từ 2

– Phân loại hồ sơ theo chủ đề với các hồ sơ như hồ sơ công ty, hồ sơ nhân viên, hồ sơ kế hoạch,…

– Phân loại theo ngày tháng giúp bạn tra cứu hồ sơ nhanh chóng, kiểm soát được số lượng hồ sơ theo ngày, theo tháng.

– Phân loại theo mức độ quan trọng. Các hồ sơ quan trọng hãy để chúng ở nơi an toàn, kín đáo và ngược lại với những hồ sơ kém quan trọng hơn nên để nơi dễ tìm, thoáng mát.

Xây dựng đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm bảo quản

Đội ngũ nhân viên là yếu tố quan trọng hàng đầu trong việc quản bản hồ sơ.

Nhân viên lưu hồ sơ cần đảm bảo trình độ cần thiết để lưu trữ sao cho khoa học, dễ tìm kiếm nhất. Từ xa, bạn vẫn có thể nắm được tình hình lưu trữ trong kho và các giấy tờ liên quan thông qua đội ngũ nhân viên được đào tạo này.

>> Tham khảo: Soi cầu XSMB Win2888 có uy tín hay không

Nhân viên cần được đào tạo nâng cao trình độ trong công tác nhập- xuất giấy tờ cũng như kiểm soát được số lượng giấy tờ trong kho lưu trữ. Hãy thường xuyên kiểm tra báo cáo hồ sơ theo tháng hoặc quý về số lượng giấy tờ, số lượng thất lạc, tình hình lưu trữ,…

Những quy tắc trong công tác bảo quản lưu hồ sơ chứng từ 3

Tại các doanh nghiệp và công ty hiện nay phần lớn chưa đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu cơ bản trong lưu trữ hồ sơ giấy tờ. Thông thường, diện tích lưu trữ thường khá nhỏ,  kho chứa không đủ diện tích, chưa có đội ngũ nhân viên có nhiều kinh nghiệm. Vì vậy, nhiều đơn vị đã lựa chọn các dịch vụ thuê kho lưu trữ như biện pháp lâu dài để lưu trữ các hồ sơ, tài liệu và giấy tờ quan trọng.

Nếu doanh nghiệp bạn có nhu cầu lưu hồ sơ và giấy tờ khoa học và đảm bảo an toàn, dịch vụ lưu kho hồ sơ chính là giải pháp vô cùng tối ưu. Hiện nay. Vinamoves là đơn vị cho thuê kho bãi chất lượng, uy tín mang đến sự an tâm tuyệt đối cho hồ sơ, tài liệu của công ty bạn.

Nguồn: https://www.umon.vn/

Share

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *