Vì sao bạn nên sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ tài liệu

Mỗi năm lượng hồ sơ chứng từ cần lưu trữ của doanh nghiệp ngày một dày lên. Đó là lý do vì sao bạn nên sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ tài liệu để có không gian thoải mái hơn để lưu trữ tài liệu của công ty.

Việc lưu trữ hồ sơ chứng từ là công việc quan trọng và bắt buộc của mỗi một đơn vị kinh doanh. Vì vậy một số nhà sản xuất phần mềm có ra nhiều ứng dụng tiện ích để việc lưu trữ hồ sơ trở nên đơn giản hơn. Tuy nhiên, “ …doanh nghiệp cũng cần có phương pháp lưu hồ sơ, lưu chứng từ gốc để dễ dàng so sánh, đối chiếu”. Nguồn: https://www.luuhoso.com.

Vấn đề nan giải là làm sao để lưu trữ khối lượng hồ sơ ngày một nhiều trong khi diện tích văn phòng không đủ chỗ chứa? Đây là lúc bạn cần đến các dịch vụ lưu trữ hồ sơ tài liệu.

Lý do nên sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ tài liệu

Lý do nên sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ tài liệu 

Lý do nên sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ tài liệu

Mỗi hồ sơ chứng từ, đặc biệt là giấy tờ liên quan đến nghiệp vụ kế toán đều có quy định về thời gian lưu trữ. Có nhiều hồ sơ phải được lưu giữ tối thiểu từ 5 – 10 năm, thậm chí là phải lưu vĩnh viễn. 

Xem thêm:

Thời gian hoạt động kinh doanh càng lâu thì số lượng hồ sơ càng nhiều, điều này sẽ gây khó khăn cho doanh nghiệp:

  • Văn phòng chật hẹp không thể mở rộng để lưu thêm hồ sơ, đặc biệt là những văn phòng đi thuê;
  • Hồ sơ ngổn ngang, bề bộn và rối mắt;
  • Hiệu suất công việc giảm do diện tích hạn chế;
  • Tốn nhiều thời gian trong việc tìm kiếm, quản lý, vệ sinh…
  • Dễ bị mối mọt, côn trùng nếu không có phương pháp phòng tránh;

Từ bất lợi này, các dịch vụ lưu trữ hồ sơ bắt đầu phát triển và trở thành dịch vụ cấp thiết. Chỉ cần lựa chọn dịch vụ lưu trữ hồ sơ, những khó khăn trên sẽ được giải quyết một cách êm thấm.

Thông thường các đơn vị sử dụng dịch vụ lưu hồ sơ để lưu trữ những giấy tờ của nhiều năm trước ít dùng đến mà không thể hủy bỏ. Còn lại những hồ sơ, tài liệu quan trong của doanh nghiệp, cần tính bảo mật và được sử dụng thường xuyên thì nên lưu trữ tại văn phòng, tủ hồ sơ có trang bị ổ khóa.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ tài liệu

Giải phóng khu vực làm việc

Giải phóng khu vực làm việc

Giải phóng khu vực làm việc

Khi có lượng lớn hồ sơ được chuyển đi, không gian phòng làm việc sẽ gọn gàng và thoáng hơn. Điều này rất quan trọng để nhân viên có thể tập chung làm việc, tăng hiệu quả công việc. Bạn cũng có thể trang trí không gian văn phòng đẹp hơn, tạo nguồn cảm hứng cho nhân viên.

Tiết kiệm chi phí và thời gian

Để lưu trữ hồ sơ, doanh nghiệp cần tốn rất nhiều chi phí như mua tủ kệ, thuê nhân viên quản lý, thuê nhân viên vệ sinh… Còn nếu bạn sử dụng dịch vụ lưu trữ trọn gói, bạn chỉ trả phí một lần ( thời gian theo thỏa thuận) là các dịch vụ này đã có sẵn cho bạn.

Ngoài ra, ở nơi cung cấp dịch vụ cho thuê kho lưu trữ hồ sơ sẽ có dịch vụ kèm theo như vận chuyển, đóng gói, kiểm kê, trích xuất tài liệu bằng một số phần mềm quản lý hiện đại. Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được lượng lớn thời gian, thay vào đó tập chung vào công việc và kinh doanh.

Quản lý hồ sơ tốt hơn

Quản lý hồ sơ tốt hơn

Quản lý hồ sơ tốt hơn

Hồ sơ được sắp xếp khoa học và hợp lý sẽ giúp bạn quản lý và kiểm soát tốt hơn. Mỗi hồ sơ sẽ có một mã số riêng, nhìn vào mã số có thể biết được hồ sơ đó đang nằm ở vị trí nào, giúp việc tìm kiếm khi cần sử dụng nhanh hơn rất nhiều.

Số lượng hồ sơ sẽ được cập nhật liên tục, bạn có thể kiểm tra bất cứ lúc nào hoặc dễ dàng trình hồ sơ khi có thanh tra kiểm tra.

Hồ sơ được bảo vệ tốt hơn

Các hệ thống kho lưu hồ sơ sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn cho hồ sơ trong kho:

  • Xịt khử mối và côn trùng định kỳ;
  • Trang bị đầy đủ các phương tiện phòng cháy chữa cháy;
  • Kết cấu kho đạt chuẩn về độ ẩm và chống cháy nổ;
  • Có camera quan sát an ninh 24/24, có bộ phận bảo vệ, kiểm tra giám sát thường xuyên;
  • Có nhiều đơn vị còn cung cấp bảo hiểm cho hàng hóa;

Trên đây là những lý do và lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ tài liệu. Để bạn đọc tìm được một địa chỉ lưu trữ hồ sơ uy tín, chúng tôi xin giới thiệu đơn vị cho thuê kho lưu hồ sơ chất lượng tại Tp HCM – Lưu Hồ Sơ. Đơn vị này đã có hơn 14 năm hoạt động trong lĩnh vực lưu kho chứng từ, lưu kho hàng hóa và các dịch vụ vận tải khác. Thông tin liên hệ sẽ được để dưới cuối bài viết.

Thông tin liên hệ 

Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh

Điện thoại: 0286 258 9547 – 0286 258 9548

Website: https://www.luuhoso.com/lien-he/ 

Email: hotro_khohoso@vinamoves.com

Nguồn: https://www.umon.vn

Share

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *